📚 T1 - EP04 - Control del alcance. Action Request y Change Request

Objetivo: Capacitar a un Delivery Manager para gestionar de forma estructurada las solicitudes de cambios y acciones que impactan el alcance, asegurando control, trazabilidad y valor para el cliente.

Explicación clara para un DM (con o sin experiencia)

El control del alcance significa asegurarse de que el proyecto cumple exactamente con lo que se ha definido y aprobado, ni más ni menos.
En este contexto aparecen dos conceptos clave:

• Action Request (AR): Una solicitud puntual de acción que no modifica el alcance, pero requiere seguimiento formal (ej. corregir un bug, aclarar una especificación).
• Change Request (CR): Una solicitud que implica cambiar el alcance aprobado, ya sea añadiendo, eliminando o modificando entregables, plazos o costes.

👉 En palabras simples:

• El AR mantiene el alcance y ordena tareas.
• El CR cambia el alcance y necesita aprobación formal.

Por qué es clave esta temática

• Evita el scope creep: Sin un proceso formal, los cambios se cuelan sin control.
• Protege la rentabilidad: Cada cambio debe evaluarse en tiempo, coste y recursos.
• Aumenta la confianza: Cliente y equipo saben qué está dentro y qué no.
• Mejora la trazabilidad: Cada decisión queda registrada y defendible.
• Facilita auditorías y cierres: Todo cambio tiene un historial claro.

Checklist práctica

Antes de aceptar o rechazar un AR o CR:

• ¿Está la solicitud documentada con descripción clara?
• ¿Se ha clasificado correctamente como AR o CR?
• ¿Se han evaluado impacto en alcance, coste, tiempo y calidad?
• ¿Está definido el responsable de implementar o aprobar?
• ¿Está registrada en el log de cambios/acciones?
• ¿Se ha comunicado al cliente y stakeholders?
• ¿Hay aprobación formal en caso de CR?

Buenas prácticas

• ✅ Usar una plantilla estandarizada para AR y CR.
• ✅ Mantener un log centralizado de todas las solicitudes.
• ✅ Revisar periódicamente el estado de AR/CR en reuniones de seguimiento.
• ✅ Escalar los CR de alto impacto al comité de dirección o sponsor.
• ✅ Involucrar siempre al cliente en decisiones de CR.
• ✅ Cerrar oficialmente cada AR/CR con evidencia de resolución.

Errores a evitar

• ❌ Confundir un AR con un CR (ej. tratar un cambio de alcance como si fuera una acción menor).
• ❌ No registrar solicitudes “pequeñas” pensando que no hacen falta.
• ❌ Implementar un cambio sin evaluar impacto.
• ❌ Aceptar cambios verbales sin documentación.
• ❌ No comunicar al equipo qué AR/CR están aprobados y cuáles no.

Ejemplos ilustrativos

Ejemplo AR (Action Request):
El cliente detecta que un informe tiene una etiqueta mal escrita. El DM registra un AR, lo asigna al equipo y se cierra sin afectar alcance, coste o plazo.

Ejemplo CR (Change Request):
El cliente solicita que el informe incluya un nuevo gráfico comparativo no previsto inicialmente. Esto cambia el alcance, implica más desarrollo y testeo. El DM registra un CR, lo evalúa (+1 semana, +2.000€), y el cliente lo aprueba formalmente.

Posibles usos IA para optimizar esta temática

• Clasificación automática: IA que analiza la solicitud y sugiere si es AR o CR.
• Generación de plantillas: IA que redacta la solicitud en formato estándar a partir de emails o reuniones.
• Impacto estimado: IA que sugiere impacto preliminar en coste/tiempo.
• Seguimiento inteligente: IA que alerta sobre AR/CR sin cerrar.
• Resúmenes ejecutivos: IA que prepara informes de estado de AR/CR para comité o cliente.

Glosario de términos técnicos relacionados

• Alcance (Scope): Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.
• Scope creep: Incremento no controlado del alcance sin aprobación formal.
• Action Request (AR): Solicitud puntual de acción que no altera el alcance.
• Change Request (CR): Solicitud formal que modifica el alcance, plazos o costes.
• Change Log: Registro de todas las solicitudes de cambio y su estado.
• Sponsor: Persona que financia y aprueba cambios de alto impacto.